स्पष्टीकरण लेटर (कारण बताओ नोटिस का जवाब) | Explanation letter format in hindi

जानिये, स्पष्टीकरण लेटर कैसे लिखतें है! Explanation letter sample


कारण बताओ नोटिस या 'Show cause notice' क्या है?

कारण बताओ नोटिस का मतलब है कि सक्षम प्राधिकारी, संगठन या न्यायालय द्वारा जारी एक आदेश जो किसी व्यक्ति या लोगों के समूह को लिखित रूप में 'कारण' बताने और समझाने के लिए कहे कि क्यों व्यक्ति या समूह के खिलाफ अनुशासनात्मक कार्रवाई नहीं की जानी चाहिए जो खराब प्रदर्शन, घटनाओं, कदाचार और गलत कामों में शामिल हो।

स्पष्टीकरण या अपना पक्ष रखने के लिए ऑफिस/कंपनी को दी जाने वाली लेटर का उदाहरण (Explanation letter format). जब किसी कर्मचारी या अन्य को कारण बताओ नोटिस दिया जाता है तो उन्हें स्पष्टीकरण पत्र के माध्यम से अपना पक्ष रखना होता है। यह पत्र आमतौर पर गलती, अनुपस्थिति, किसी घटना या लापरवाही का कारण समझाने के लिए लिखे जाते हैं।

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यहां स्पष्टीकरण के लिए लेटर का नमूना है जिसे आप अपने हिसाब से उपयोग कर सकते हैं, जिसमें कैसे लिखते है आदि टिप्स शामिल हैं।

#Sample 1 (लापरवाही के लिए कारण बताओ नोटिस का जवाब - जब आपके तरफ से गलती न हुई हो)

सेवा में,                                                                        दिनांक - 17.02.2020
मुख्य प्रबंधक,
ABC प्राइवेट लिमिटेड,
पटना.

विषय: स्पष्टीकरण के संबंध में।                                

प्रसंग: आपका पत्रांक-123, दिनांक-15.02.2020 / 15 फरवरी 2020 को प्राप्त आपका ई-मेल

महाशय,

प्रासंगिक पत्र के माध्यम से मुझे सूचित किया गया था कि सिविल इंजीनियर की हैसियत से अपेक्षा के अनुरूप मैं अपना कर्तव्य निभाने में विफल रहा हूं। यह सच नहीं है।

प्रबंध-निदेशक के निर्देशानुसार मुख्यालय के टीम की यात्रा के दौरान, मैंने 5 जनवरी से 8 जनवरी तक काम की निगरानी की। बाद में मेरे द्वारा अनुवर्ती कार्रवाई की गई और प्रोजेक्ट साईट पे क्लाइंट की मदद से कुछ मुद्दों को हल किया गया, जैसे- पूर्व सीमा मुद्दा और ड्राइंग संबंधित।

मैं अपनी परीक्षा के कारण 15 जनवरी को स्थल निरिक्षण भ्रमण में शामिल नहीं हो पाया था। इसलिए मैंने यात्रा को पुनर्निर्धारित करने का अनुरोध भी किया। मैंने इस तरह की समस्याओं से बचने के लिए अपने कार्यालय को अपनी आगामी परीक्षा के बारे में भी सूचित किया था।

2015 के बाद से, मैंने कई जिम्मेदारियां निभाईं और इस अवधि के दौरान कई परियोजनाओं का प्रबंधन किया। इस सब के माध्यम से मुझे हमेशा लगा कि मेरे पास पूरी टीम का मार्गदर्शन और समर्थन है, लेकिन पिछले कुछ महीनों से मुझे वेतन रोक-जारी नहीं करने जैसी अपरिहार्य परिस्थितियों का सामना करना पड़ रहा है।

अतः आपसे अनुरोध है कि ऊपर बताई गई परिस्थितियों में लापरवाही के लिए कोई कार्यवाही ना करें। और किसी सम्बंधित जानकारी के लिए मुझसे संपर्क किया जा सकता है।

धन्यवाद।

आपका आभारी,

ब्रजेश कुमार
सिविल इंजीनियर,
ABC प्राइवेट लिमिटेड,
पटना।
दिनांक: 01/04/2020


#Sample 2  (बिना छुट्टी के अनुपस्थिति रहने के लिये स्पष्टीकरण)

सेवा में,                                                                          दिनांक - 17.02.2020
H.R मैनेजर,
XYZ प्राइवेट लिमिटेड,
पटना.

विषय: अनुपस्थिति के स्पष्टीकरण के संबंध में।                                

प्रसंग: आपका पत्रांक-321, दिनांक-19.02.2020 / 19 फरवरी 2020 को प्राप्त आपका ई-मेल

श्रीमान,

इस पत्र के माध्यम से आपको सूचित करना है की मैं 18 फरवरी, 2020 को कार्यालय में उपस्थित होने में असमर्थ था क्योंकि, मैंने खुद को उन परिस्थितियों में पाया जो मेरे नियंत्रण से परे थे। उस कारण से, मेरे पास आपको बताए बिना काम से समय निकालने के अलावा कोई विकल्प नहीं था।

दरअसल, कल मेरे एक करीबी का दुर्घटना हो गया था जो इस शहर में अकेले रहता है! जख्म ज्यादा होने के कारण उसका ऑपरेशन करवाना पड़ा जिसमे अधिक समय लग गया। दूसरी ओर, मैं श्री राकेश कुमार (कार्यालय प्रबंधक) से संपर्क किया ताकि उन्हें पता चल सके कि मैं उपलब्ध नहीं रहूँगा।

मैं कार्यालय को सूचित किए बिना कार्य से अनुपस्थिति रहने के लिए क्षमा प्रार्थी हूं। मैं आपको विश्वास दिलाता हूं कि ऐसा व्यवहार फिर कभी प्रदर्शित नहीं होगा।

धन्यवाद.

आपका विश्वनीय,

अनिल कुमार
लेखाकार,
XYZ प्राइवेट लिमिटेड,
पटना।

नोट :- 
  1. आप अपनी आवश्यकता के अनुसार इन पत्रों को संशोधित कर सकते हैं।

अगर आपके पास कोई प्रश्न है, तो निचे Comment करें। यदि आप इस आवेदन को उपयोगी पाते हैं, तो इसे अपने दोस्तों के साथ Share करें।

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18 टिप्पणियाँ

  1. उत्तर
    1. mask uplabdh nhi hone ke karan ya phir mask kho jane ke karan, ya phir laparwahi ke karan...jaisa ho us hisab se likhe.

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  2. Railway ki naukari mein safety department ki taraf se spashtikaran manga gaya hai

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    1. Safety dept. ne jis points pe spashtikaran manga hai, uska jawab de. matlab
      agar galti se safety rule follow nhi hua hai to bataye, ya fir koi aur valid reason ho to likhe.

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  3. 100% result nahi la pane k liye espashtikatan bache nhi attend krte the class or bina btaye absent or h.w nhi krke aate the ji diya jaye

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  4. विकास खंड शिक्षा अधिकारी की तरफ से अनुपस्थित रहने का नोटिस मिला है। स्पष्टीकरण नोटिस कैसे देना है कृपया बताएं।

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    1. अनुपस्थित रहने का कारण आपको बताना होगा. अगर लापरवाही/गलती से अनुपस्थित है तो बताये, या फिर कोई अन्य जायज कारण हो तो वो लिखें और इससे सम्बंधित कोई पेपर भी साथ में दें. जैसे- मेडिकल सर्टिफिकेट, टिकट आदि.

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  5. Mai RSI Hemant kumr tiwari posting MIRZAPUR HAI EK MAHILA THI JISKI HELP KRA THA MAINE PAISE DIYE THE JAB WO PAISA WAPIS MAANGNE LAGA TO USS PAISE KO NA DENE KE LIYE USNE GALAT AAROP LAGATE HUE MERE UPR CM PORTAL PE APPLICATION DIYA JISME MAI NIRDOSH PAYA GYA
    FIR ISNE MERE VIBHAAG KE JAHA POSTING HAI WHA KE SO KO DIYA TO UNHONE GLT JAACH KRKE SHOW CAUSE NOTICE DIYA JISME KI SAARE AAROP GALAT HAI USS SHOW CAUSE NOTICE KA JAWAB KAISE DIYA JAAYE?

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  6. Meri Mummy ki tabiyat kharab ho jane ke Karan main school se jaldi Chali gai aur patra Bihar per nahin likhkar nhi gayi is liye Khand Shiksha Adhikari aaye aur hamen anupsthit karke chale Gaye

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  7. I have received notice from my post office department for absence plz reply i am abpm how to reply 🙏🏼🙏🏼🙏🏼i am new in department plz plz help me

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  8. Mai course ke uprant bahini me wapas jate waqt nashe ke halat me hotel teher ke 10 din deri se bahini me pohucha hu uska jawab kaise du

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  9. Mai postal depart se hun target achive nahi ho pane ke karan btao notice ka spashtikaran patra kaise likhe

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  10. परिवहन विभाग का स्पष्टिकरण नोटिस का जवाब कैसे दे

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  11. Sir mai assistant teacher hu aur mdm mamle me bsa dwara checking ki gyi jisme prabhari mahoday suspend ho gyi h mai us din school pr hi thi aur dono time ka signature bhi kiya h lekin head master dwara use red pen se absent karke kata gya h uske baad Maine medical le Liya jo ki beo office se approved h fir headmaster dwra hmko phasane hetu 1 siksha Mitra 1 any desk Tatha rasoiyo dwara Bayan dilaya gya ki mai us din vidhyalay pr aayi thi es Sambhal me spastikarn aya h hm kya likhe jaldi batiye

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  12. Sir mera notice of cause how to reply sir mai share microfine LTD employees hai

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  13. मैं एक private company में काम करता हु जहां MSME लोन दिया जाता ह जिसका कलेक्शन करने का काम होता ह वो जॉब करता हु एंड ईएमआई अपने पर्सनल अकाउंट में लेना मना है एंड मजबूरी में ईएमआई अपने पर्सनल अकाउंट में मंगवानी पड़ी जिसके कारण मुझे SCN issue हुआ । एक लिखित में जवाब देना । Pls help me

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