स्पष्टीकरण लेटर (कारण बताओ नोटिस का जवाब) | Explanation letter format in hindi

जानिये, स्पष्टीकरण लेटर कैसे लिखतें है! Explanation letter sample

कारण बताओ नोटिस या 'Show cause notice' क्या है?

कारण बताओ नोटिस का मतलब है कि सक्षम प्राधिकारी, संगठन या न्यायालय द्वारा जारी एक आदेश जो किसी व्यक्ति या लोगों के समूह को लिखित रूप में 'कारण' बताने और समझाने के लिए कहे कि क्यों व्यक्ति या समूह के खिलाफ अनुशासनात्मक कार्रवाई नहीं की जानी चाहिए जो खराब प्रदर्शन, घटनाओं, कदाचार और गलत कामों में शामिल हो।

स्पष्टीकरण या अपना पक्ष रखने के लिए ऑफिस/कंपनी को दी जाने वाली लेटर का उदाहरण (Explanation letter format). जब किसी कर्मचारी या अन्य को कारण बताओ नोटिस दिया जाता है तो उन्हें स्पष्टीकरण पत्र के माध्यम से अपना पक्ष रखना होता है। यह पत्र आमतौर पर गलती, अनुपस्थिति, किसी घटना या लापरवाही का कारण समझाने के लिए लिखे जाते हैं।

यहां स्पष्टीकरण के लिए लेटर का नमूना है जिसे आप अपने हिसाब से उपयोग कर सकते हैं, जिसमें कैसे लिखते है आदि टिप्स शामिल हैं।

#Sample 1 (लापरवाही के लिए कारण बताओ नोटिस का जवाब - जब आपके तरफ से गलती न हुई हो)

सेवा में,                                                                        दिनांक - 17.02.2020

मुख्य प्रबंधक,

ABC प्राइवेट लिमिटेड,

पटना.

विषय: स्पष्टीकरण के संबंध में।                                

प्रसंग: आपका पत्रांक-123, दिनांक-15.02.2020 / 15 फरवरी 2020 को प्राप्त आपका ई-मेल

महाशय,

प्रासंगिक पत्र के माध्यम से मुझे सूचित किया गया था कि सिविल इंजीनियर की हैसियत से अपेक्षा के अनुरूप मैं अपना कर्तव्य निभाने में विफल रहा हूं। यह सच नहीं है।

प्रबंध-निदेशक के निर्देशानुसार मुख्यालय के टीम की यात्रा के दौरान, मैंने 5 जनवरी से 8 जनवरी तक काम की निगरानी की। बाद में मेरे द्वारा अनुवर्ती कार्रवाई की गई और प्रोजेक्ट साईट पे क्लाइंट की मदद से कुछ मुद्दों को हल किया गया, जैसे- पूर्व सीमा मुद्दा और ड्राइंग संबंधित।

मैं अपनी परीक्षा के कारण 15 जनवरी को स्थल निरिक्षण भ्रमण में शामिल नहीं हो पाया था। इसलिए मैंने यात्रा को पुनर्निर्धारित करने का अनुरोध भी किया। मैंने इस तरह की समस्याओं से बचने के लिए अपने कार्यालय को अपनी आगामी परीक्षा के बारे में भी सूचित किया था।

2015 के बाद से, मैंने कई जिम्मेदारियां निभाईं और इस अवधि के दौरान कई परियोजनाओं का प्रबंधन किया। इस सब के माध्यम से मुझे हमेशा लगा कि मेरे पास पूरी टीम का मार्गदर्शन और समर्थन है, लेकिन पिछले कुछ महीनों से मुझे वेतन रोक-जारी नहीं करने जैसी अपरिहार्य परिस्थितियों का सामना करना पड़ रहा है।

अतः आपसे अनुरोध है कि ऊपर बताई गई परिस्थितियों में लापरवाही के लिए कोई कार्यवाही ना करें। और किसी सम्बंधित जानकारी के लिए मुझसे संपर्क किया जा सकता है।

धन्यवाद।

आपका आभारी,

ब्रजेश कुमार

सिविल इंजीनियर,

ABC प्राइवेट लिमिटेड,

पटना।

दिनांक: 01/04/2020

#Sample 2  (बिना छुट्टी के अनुपस्थिति रहने के लिये स्पष्टीकरण)

सेवा में,                                                                          दिनांक - 17.02.2020

H.R मैनेजर,

XYZ प्राइवेट लिमिटेड,

पटना.

विषय: अनुपस्थिति के स्पष्टीकरण के संबंध में।                                

प्रसंग: आपका पत्रांक-321, दिनांक-19.02.2020 / 19 फरवरी 2020 को प्राप्त आपका ई-मेल

श्रीमान,

इस पत्र के माध्यम से आपको सूचित करना है की मैं 18 फरवरी, 2020 को कार्यालय में उपस्थित होने में असमर्थ था क्योंकि, मैंने खुद को उन परिस्थितियों में पाया जो मेरे नियंत्रण से परे थे। उस कारण से, मेरे पास आपको बताए बिना काम से समय निकालने के अलावा कोई विकल्प नहीं था।

दरअसल, कल मेरे एक करीबी का दुर्घटना हो गया था जो इस शहर में अकेले रहता है! जख्म ज्यादा होने के कारण उसका ऑपरेशन करवाना पड़ा जिसमे अधिक समय लग गया। दूसरी ओर, मैं श्री राकेश कुमार (कार्यालय प्रबंधक) से संपर्क किया ताकि उन्हें पता चल सके कि मैं उपलब्ध नहीं रहूँगा।

मैं कार्यालय को सूचित किए बिना कार्य से अनुपस्थिति रहने के लिए क्षमा प्रार्थी हूं। मैं आपको विश्वास दिलाता हूं कि ऐसा व्यवहार फिर कभी प्रदर्शित नहीं होगा।

धन्यवाद.

आपका विश्वनीय,

अनिल कुमार

लेखाकार,

XYZ प्राइवेट लिमिटेड,

पटना।

नोट :- 

1. आप अपनी आवश्यकता के अनुसार इन पत्रों को संशोधित कर सकते हैं।

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